Hinweise für die Teilnahme an Veranstaltungen

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Veranstaltungen der fka GmbH. Ergänzende Informationen zum Datenschutz finden Sie unter www.fka.de/datenschutz.

1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts („wir“) ist die:

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite: www.fka.de/impressum.

2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten ernannt. Diesen können Sie bei Fragen und sonstigen Anliegen zum Datenschutz am einfachsten erreichen unter:

fka GmbH
- Datenschutzbeauftragter -
Steinbachstraße 7, 52074 Aachen
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

3 Kategorien personenbezogener Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

WWir verarbeiten die folgenden, von Ihnen angegebenen oder mitgeteilten personenbezogenen Daten und Datenkategorien zu den geschäftlichen Zwecken, die wir weiter unten benannt haben:

• Stamm- und Kontaktdaten (insbesondere Vor- u. Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon) von Teilnehmern, Begleitpersonen und ggf. Rechnungsempfängern;
• Gegebenenfalls Organisationsstammdaten (z. B. Firma, Stellen-/Funktionsbezeichnung, Abteilung, Hierarchieebene, Vorgesetzter);
• Vertrags-und Zahlungsinformationen (z. B. Gebuchte Leistungen; Bankverbindung, ggf. abweichende Rechnungsanschrift Vergünstigungen);
• Gegebenenfalls weitere Inhalts- und Nutzungsdaten (z. B. Mitteilungsinhalte, Dokumente, Daten der Kontaktaufnahme).

Die Daten verarbeiten wir insbesondere zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung einschließlich aller dafür erforderlichen Maßnahmen und der Kontaktaufnahme. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für die Daten, die zur Erfüllung des aufgrund Ihrer Veranstaltungsbuchung entstehenden Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und uns oder, vor Veranstaltungsbuchung, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin erforderlich sind. Im Übrigen verarbeiten wir die Daten auf Grund berechtigter Geschäftsinteressen von uns oder Dritten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, sofern und soweit die Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen erforderlich sind und Ihre Interessen, Grundrechte und Freiheiten nicht überwiegen. Die berechtigten Interessen sind dabei in der effizienten Planung und Durchführung der Veranstaltung einschließlich der Bereitstellung entsprechender Serviceangebote zu sehen.

Darüber erstellen wir Namensschilder für die Teilnehmer und Begleitpersonen, die zugleich der Kontrolle der Zugangsberechtigung dienen. Rechtsgrundlage hierfür ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen dabei in der effektiven Wahrnehmung unseres Hausrechts und der damit verbundenen wirtschaftlichen Interessen sowie darin, Ihnen und den übrigen Teilnehmern Gespräche im Rahmen einer offenen Veranstaltungsatmosphäre zu ermöglichen.
Bei einigen Veranstaltungen bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in ein Teilnehmerverzeichnis aufgenommen zu werden und verarbeiten zu diesem Zweck Ihre Daten, sofern Sie die entsprechende Leistung gebucht haben. Rechtsgrundlage hierfür ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Darüber hinaus kommt eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere solcher aus dem Handels- oder Steuerrecht, einschließlich entsprechender Aufbewahrungspflichten, in Betracht. Diese erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten beschränken sich auf die Daten, die zur Umsetzung des Geschäftszweckes notwendig sind, für den diese personenbezogenen Daten erfasst werden. Wir erfassen die personenbezogenen Daten grundsätzlich direkt von den betroffenen Personen. Daten können jedoch unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ebenfalls von Dritten gesammelt werden, etwa, wenn Daten von Begleitpersonen von Dritten mitgeteilt werden.
Gegebenenfalls und wenn erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO auf Basis einer Einwilligung, sofern Sie eine solche erteilt haben.

4 Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie sie für die jeweiligen Zwecke, insbesondere für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind. Grundsätzlich werden die erhobenen Daten gelöscht, sobald die Veranstaltung beendet ist.

Allerdings kann eine längere Speicherung erfolgen, wenn dies aufgrund von steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Hiervon erfasste Daten müssen bis zu 10 Jahre über das Ende aufbewahrt werden. In anderen Fällen können personenbezogene Daten gespeichert werden, bis die gesetzlichen Verjährungsfristen im Hinblick auf unsere Rechtsansprüche verstrichen sind.

5 Empfänger/Kategorien von Empfängern

Ihre Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur mit denjenigen Personen und Bereichen und nur in dem Umfang geteilt, wie dies für die ordnungsgemäße Erfüllung der genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Wenn und soweit dies für die konkreten Verarbeitungszwecke erforderlich ist und gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, kann eine Weitergabe bzw. Offenlegung der Daten an die nachfolgend benannten Empfänger oder Kategorien von Empfängern erfolgen:

• Weitere beteiligte Veranstaltungspartner, insbesondere das Institut für Kraftfahrzeuge („ika“) der RWTH Aachen University als unser Kooperationspartner;
• Unsere verbundenen Unternehmen.

Bei einigen Verarbeitungen bedienen wir uns der Hilfe spezialisierter Dienstleister. Diese erbringen beispielsweise für uns IT- oder sonstige Dienstleistungen (z.B. Mail-Services und Serverbereitstellung). Wir stellen durch geeignete vertragliche Regelungen sicher, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.

Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

6 Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß Artikel 15 ff. DSGVO uns gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt.

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung Ihrerseits beruht, haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Möglicherweise müssen wir jedoch bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben oder im Rahmen einer Rechtsverfolgung weiterhin speichern (vgl. Ziffer 4).

Stand: Juni 2019